Nhân viên làm việc kém hiệu quả, làm gì để 'kích' họ lên?

Các nhà quản trị giỏi luôn tìm cách giúp nhân viên của họ làm việc một cách tốt nhất. Họ thường xuyên để tâm tới nhân viên của mình để không ai bị tụt lại phía sau.

Bởi những nhân viên làm việc kém hiệu quả không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, mà còn tạo ra một hiệu ứng gián tiếp là làm giảm tinh thần làm việc của cả nhóm. Lúc này, người quản lý cần phải kích thích tinh thần, truyền cảm hứng cho nhân viên của mình. Dưới đây là 7 chiến thuật nhiều nhà quản lý hay dùng để giúp nhân viên của họ nâng cao năng suất.

1. Tối đa hóa sự gắn kết

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến nhân viên hoạt động kém là thiếu sự gắn kết. Nhiều quản lý không nhận ra rằng, có một sự khác biệt giữa sự hài lòng và sự gắn kết của nhân viên.

Một nhân viên có thể hài lòng với công việc vì lương và lợi ích họ nhận được, nhưng sự gắn kết chỉ xuất hiện khi nhân viên này có một mối liên kết sâu sắc hơn với công ty, với mục đích và mục tiêu chiến lược của công ty. Khi nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể, họ sẽ cảm thấy đam mê hơn và làm việc tốt hơn.

Theo khảo sát, trung bình chỉ có 1/3 số nhân viên thực sự cảm thấy mình đang gắn kết với công ty, vì vậy nếu bạn nhận thấy hiệu suất của ai đó bắt đầu trượt dốc, thì việc khiến họ gắn kết với công ty sẽ giúp bạn cải thiện điều này. Nếu sự thiếu liên kết là nguyên nhân chính của việc suy giảm năng suất, bạn nên chú tâm vào việc cải thiện. Điều đó sẽ giúp năng suất làm việc của công ty tăng lên đáng kể.

2. Chia mục tiêu thành từng bước

Một số nhân viên làm việc kém hiệu quả vì họ cảm thấy nản chí với mục tiêu công việc. Ví dụ, việc yêu cầu một nhân viên bán hàng thực hiện thành công 100 giao dịch trong suốt một năm có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng nếu bạn chia nó thành mục tiêu hàng tuần là hai đơn hàng mỗi tuần, điều đó nghe có vẻ dễ dàng hơn nhiều.

Đây là lý do tại sao các nhà quản lý hàng đầu chia các mục tiêu lớn thành các các mục tiêu hàng tuần và hàng ngày. Khi nhân viên của bạn tuân theo một quy trình và mục tiêu làm việc đơn giản, họ sẽ dễ dàng đạt được kết quả tốt hơn.

3. Đưa ra phản hồi một cách khéo léo

Một trong những điều mà nhân viên thường phàn nàn là người quản lý của họ không biết cách đưa ra phản hồi đúng đắn khi nhận xét công việc của nhân viên. Đôi khi quản lí không có nhận xét, hoặc nhận xét của họ không mang tính xây dựng cho nhân viên.

Nếu bạn không có kinh nghiệm về việc đưa ra phản hồi thích hợp cho nhân viên, bây giờ chính là lúc để cải thiện kỹ năng của bạn. Một cách đơn giản thường được áp dụng là đưa ra một nhận xét tích cực trước khi nói điều gì đó tiêu cực. Vì vậy, trước khi bạn chỉ ra một số sai lầm trong công việc của nhân viên, bạn nên nhìn vào những điểm tích cực và khen ngợi họ về điều đó.

Một số công ty có các cuộc họp hàng tuần, nơi các quản lí tuyên dương thành tích làm việc của các cá nhân trước toàn thể. Đây là một cách tốt để đảm bảo rằng, khi bất kì nhân viên nào phải nhận những phản hồi tiêu cực về những thiếu sót của mình, thì họ đã được bù đắp bằng rất nhiều lời khen ngợi trước đó.

4. Sử dụng dữ liệu hiệu quả

Khoảng 86% nhân viên tin rằng họ đang lãng phí nhiều thời gian tại văn phòng hàng ngày. Các nhà quản lý giỏi đảm nhận vai trò như một người hỗ trợ, giúp các thành viên trong nhóm lập kế hoạch và thực hiện với hiệu quả cao hơn.

Trong khi nhiều ứng dụng giám sát được coi là xâm phạm quyền riêng tư, một số ứng dụng được tạo ra để giúp mọi người nhận ra các khía cạnh công việc cá nhân. Một số nhà quản lý khác lại xem việc đánh giá tính cách là chìa khóa trong việc tăng năng suất làm việc của nhân viên. Nhìn chung, dữ liệu cá nhân rất quan trọng trong việc hợp tác và phân bố công việc để tạo bước tiến trong việc tăng năng suất.

Rất ít nhà quản lý bận tâm về vấn đề này, bởi nó làm mất nhiều thời gian, nhưng nếu bạn muốn nhân viên của mình làm việc một cách tốt nhất, cách làm trên có thể giúp ích rất nhiều. Ngoài ra, bạn đừng nên lo lắng về lượng thời gian có thể mất, vì phần lớn quá trình có thể được tự động hóa và thời gian bạn thực hiện điều này sẽ được bù đắp nhiều hơn bằng lợi nhuận nhờ năng suất công việc.

5. Khen thưởng cho những sự cải tiến

Một cách khác để cải thiện năng suất là thưởng cho nhân viên vì những nỗ lực của họ. Mặc dù phản hồi tích cực một cách thường xuyên là rất quan trọng, tuy nhiên, việc nhận ra sự nỗ lực của nhân viên lại tốn rất nhiều thời gian.

Phần thưởng không nhất thiết phải là một món quà đắt tiền, đó có thể là một thứ gì đó đơn giản như phiếu giảm giá ở nhà hàng. Vấn đề không phải là giá trị của phần thưởng; nó có nghĩa là nỗ lực của nhân viên được công nhận.

Tất nhiên, bạn có thể trao những phần thưởng đắt tiền hơn, nhưng cái đó nên để giành cho các mục tiêu lớn. Bạn cũng có thể tổ chức một cuộc thi và trao giải thưởng cho những nhân viên có thành tích tốt nhất. Cạnh tranh có thể thúc đẩy năng suất lên cao nhất. Nhưng bạn cần cẩn thận về điều này, vì đôi khi nó có thể có tác động tiêu cực bằng cách gây xích mích giữa các nhân viên.

6. Giúp nhân viên giải quyết các vấn đề cá nhân

Trải nghiệm của nhân viên ở văn phòng không phải là điều duy nhất ảnh hưởng đến năng suất của họ. Nhân viên dành khoảng một phần ba thời gian trong ngày của họ tại nơi làm việc, điều đó có nghĩa là khoảng hai phần ba thời gian còn lại của họ dành cho các việc cá nhân.

Mặc dù quyền riêng tư rất quan trọng, nhưng những người quản lý giỏi thực sự quan tâm đến nhân viên của họ như những người thân chứ không chỉ đơn thuần là những nhân viên làm việc dưới quyền.

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy có điều gì đó đang ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân của nhân viên, thì đừng ngần ngại hỏi về điều đó theo một cách tế nhị. Có lẽ bạn có thể làm gì đó để giúp đỡ, và thậm chí chỉ cần hành động thể hiện sự quan tâm cũng có thể giúp họ cảm thấy tốt hơn.

7. Khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà

Một cách khác để tăng năng suất làm việc của nhân viên là cho phép họ làm việc từ xa.

Nhiều nhà quản lý cảm thấy bị đe dọa bởi ý tưởng cho phép làm việc từ xa. Bởi vì họ nghĩ rằng việc này sẽ làm giảm năng suất và sự gắn kết của nhân viên. Nhưng bằng chứng cho thấy điều đó hoàn toàn ngược lại. Rất nhiều nhân viên thích làm việc tại nhà vì họ thấy rằng họ có thể hoàn thành nhiều công việc hơn. Việc quản lý những nhân viên này cũng dễ dàng hơn, vì có các ứng dụng thảo luận và trò chuyện trực tiếp giúp dễ dàng trao đổi và phân công công việc.

Kết luận

Bạn thấy một số nhân viên của mình đang gặp khó khăn để hoàn thành công việc được giao? Bạn có thể thử những chiến thuật này. Nhưng phần lớn trong số đó thuộc về vấn đề quan điểm cá nhân. Bạn nên xem vai trò của mình như một người hỗ trợ thay vì một người quản lí cứng nhắc. Và bạn sẽ cảm thấy sự khác biệt.

Linh Nguyễn Lê