Giúp nhân viên hiểu ý nghĩa công việc để tăng năng suất lao động

Nếu bạn muốn nhân viên của mình làm việc với tất cả niềm đam mê, tận tâm với công việc, hãy truyền cảm hứng cho họ, hãy giúp họ tìm thấy được ý nghĩa của công việc và những lợi ích mà nó mang lại cho người khác. Một khi nhận thức được điều đó một cách rõ ràng, họ sẽ làm việc nhiệt huyết, sáng tạo và hiệu quả hơn.

Đó là một bí mật trong quản trị nhân sự mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng nên biết. Việc này đòi hỏi các nhà lãnh đạo sự đầu tư về thời gian thông qua các cuộc nói chuyện giữa hai bên về động lực, ý nghĩa cao cả của các tuyên bố sứ mệnh, của sự tồn tại của tổ chức và ý nghĩa mà các công việc mà các nhân viên ấy đang làm. Nếu việc truyền đạt này bị cường điệu hóa, không thành thật và không đúng cách, việc làm đó có thể gây ra sự hoài nghi và gây tác dụng ngược.

Việc giúp cho nhân viên nhận thức ra được ý nghĩa của một công việc là việc giúp mọi người thấy được công việc mà họ đang làm có ý nghĩa như thế nào đối với người khác và giúp họ tự nhận ra các lý do tại sao họ nên yêu thích những gì họ làm. Sau đây là một vài cách tiếp cận mà chuyên gia Dan Cable (Havard Business Review, 2019) đã đưa ra nhằm giúp các nhà lãnh đạo có thể áp dụng để giúp cho nhân viên tìm thấy ý nghĩa của công việc dễ dàng hơn.

Cụ thể hóa và cá nhân hóa

Đầu tiên, việc khơi gợi ý nghĩa của công việc cần phải mang tính cá nhân và cụ thể hóa bằng những tình huống thực tế vì chủ đích của việc này là khơi gợi một phản ứng cảm xúc tích cực, giúp cho các nhân viên cảm nhận được từ thực tế đang diễn ra.

Năng suất lao động của Việt Nam ở mức thấp so với các nước. Đồ họa: Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Giả định rằng bạn là nhóm trưởng của một bộ phận thiết bị y tế trong một tổ chức kinh doanh thiết bị ngành y. Nhóm của bạn đôi khi bị mọi người trong tổ chức xem thường vì cho rằng các công việc bộ phận khác quan trọng hơn so với công việc của bộ phận của bạn. Nhiều người trong nhóm cũng đồng tình như vậy và tinh thần của đội xuống khá thấp. Trong trường hợp này bạn sẽ làm gì để giúp cho đội của mình đánh giá đúng ý nghĩa công việc mà bộ phận bạn đang làm và lấy lại tinh thần làm việc?

Tốt nhất, trong trường hơp này người lãnh đạo nên sắp xếp cho một khách hàng kể cho nhóm của mình về câu chuyện cá nhân của họ. Kể về các khó khăn mà họ đã gặp phải trước khi sử dụng các thiết bị y tế của nhóm và những lợi ích mà họ nhận được sau khi sử dụng sản phẩm.

Những trường hợp cụ thể thực tế và được cá nhân hóa như thế này sẽ gây tác động mạnh và tạo được niềm tin đến các nhân viên. Nếu mọi người thấy được nguyên nhân và kết quả giữa các công việc mà họ làm, hiểu được tác động của công việc mà họ đang làm lên khách hàng cảm thấy hạnh phúc như thế nào sẽ giúp họ sẽ cảm thấy được tầm quan trọng của mình và công việc mình đang làm.

Tạo ra sự tin cậy

Là một lãnh đạo của cả nhóm, bạn cần cho mọi người thấy niềm tin của bạn vào những gì bạn nói và làm. Bạn cần hành động nhất quán với sứ mệnh và mục đích lý tưởng mà tổ chức đang theo đuổi, nếu không thông điệp truyền tải của bạn sẽ phản tác dụng. Nhân viên chỉ bị thu hút bởi sự chân thành và họ sẽ thất vọng nếu phát hiện ra sự dối trá và thiếu trung thực.

Bạn cần cho thấy chính bạn đã tìm thấy ý nghĩa của công việc và đang yêu thích các công việc mà bạn đang làm như thế nào, đó là cách thuyết phục nhất giúp nhân viên noi theo.

Nếu bạn là chủ một hãng sản xuất thiết bị di động, bạn đang muốn truyền cảm hứng cho các nhân viên của bạn thấy được rằng công việc của họ thật ý nghĩa, họ đang góp phần giúp công ty sản xuất ra những sản phẩm chất lượng tốt nhất để phục vụ khách hàng, nhưng bạn lại đang dùng các thiết bị của chính đối thủ của bạn (như cách mà Huawei đang gặp phải). Liệu rằng trong trương hợp này nhân viên của bạn có tin vào những lời bạn nói nữa không khi mà những gì mà bạn nói và làm không nhất quán với nhau?

Thực hiện liên tục

Ngay cả khi bạn thực hiện tốt hai cách làm trên, hiệu quả cũng sẽ không được kéo dài nếu bạn không biến chúng thành một thói quen.

Để giúp nhân viên có thể hiểu được ý nghĩa công việc họ đang làm và trở nên nhiệt huyết hơn trong công việc, Dorothee Ritz, Tổng Giám đốc Microsoft tại Áo, đã khuyến khích nhân viên của cô ra ngoài thực địa và trải nghiệm trực tiếp các vấn đề của khách hàng. Một nhóm nhỏ đã dành một tuần ra đường với các nhân viên cảnh sát, cố gắng hiểu khi nào và nơi nào các dữ liệu từ xa có thể giúp họ làm tốt công việc. Một nhóm khác đã dành hai ngày trong bệnh viện để quan sát và hiểu ý nghĩa thực sự của việc cải tiến quy trình công việc để giảm bớt các thủ tục cần giấy tờ.

Ritz cho biết những trải nghiệm nhập vai này đã khai sáng cho mọi người. Cô nói rằng họ đã được “chiếu sáng” trở lại và nhờ những trải nghiệm này mà họ ý thức hơn về ý nghĩa công việc của họ vì họ đã chứng kiến lý do tại sao công việc của họ là cần thiết cho mọi người.

Cuối cùng, Ritz đã nhận được kết quả mong đợi khi chứng kiến cảnh các nhân viên lao vào các dự án của họ với nhiều năng lượng và nhiệt huyết hơn sau khi họ ý thức được rằng những khách hàng đang cần những sản phẩm của họ đến như thế nào.

Sau một năm thử nghiệm, vị CEO này đã chọn một nhóm khách hàng quan trọng trong các ngành công nghiệp từ sản xuất xe hơi, các nhà bán lẻ cho đến các bệnh viện để trở thành đối tác của công ty. Sau đó, 15 người từ Microsoft - một nhóm từ các nhà lãnh đạo cấp cao đến các nhân viên - đến tận nơi tại mỗi công ty và hỏi nhiều người ở nhiều cấp quản trị khác nhau ở các phòng ban khác nhau về những thách thức và vấn đề của họ và từ đó tìm ra các giải pháp để giúp họ.

Ví dụ, tại Tesla, Ritz đã cho các nhân viên của Microsoft tổ chức một cuộc trò chuyện về nhu cầu của Tesla như thế nào và tập trung vào các vấn đề mà Tesla đang gặp phải. Họ tập trung vào các lỗ hổng trong quy trình mà Tesla cần giải quyết.

Tại một nhà bán lẻ lớn khác là Xbox, một nhóm nhân viên của Microsoft đã hỏi đối tác này một số câu hỏi về các vấn đề với bảng điều khiển. Họ cùng nhau thảo luận về các vấn đề và cùng đưa ra các giải pháp thực tế mà nhóm có thể để giải quyết chúng. Các nhóm Microsoft đã ra về với một vài mối liên hệ mới. Ritz còn cho biết nhờ những hoạt động như vậy mà các đội này đã hiểu mục đích của các dự án dựa trên việc quan sát về hiện trạng và nghe trực tiếp về các vấn đề của các công ty.

Ritz đã đầu tư sâu vào trải nghiệm của khách hàng, cho phép nhân viên tận mắt chứng kiến tác động của công việc, điều này giúp họ xây dựng mối liên hệ gắn kết với khách hàng và công việc, đồng thời giúp Microsoft khám phá và học hỏi từ các tổ chức để liên tục phát triển.

Việc giúp nhân viên nhận ra được ý nghĩa công việc mà họ đang làm có thể giúp họ yêu thích công việc hơn, làm việc trách nhiệm hơn và nâng cao được năng suất làm việc. Chính vì vậy, các nhà lãnh đạo cần ý thức về sự cần thiết của việc này, hiểu rõ những thử thách gặp phải khi triển khai và từ đó tìm ra cách tiếp cận phù hợp nhất nhằm giúp nhân viên hiểu rõ được vai trò và ý nghĩa của mình trong việc đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức và góp phần đóng góp nhiều giá trị cho xã hội.

Nếu làm được tốt việc này, nhà lãnh đạo sẽ có được những đội ngũ nhiệt huyết, trách nhiệm và làm việc với năng suất cao góp phần giúp tổ chức phát triển vượt trội.

Huỳnh Kim Tôn - Chuyên gia đào tạo về quản trị chiến lược và đổi mới sáng tạo