Giải quyết triệt để 4 tình huống nhân sự hầu hết công ty đều gặp

Không chỉ thể, bạn cần có sự xử lý thông minh, tinh tế, đảm bảo sự công bằng giữa các nhân viên trong các tình huống nhân sự.

Dưới đây là một số tình huống thường gặp và hướng giải quyết được đề xuất giúp những nhà quản lý, quản trị tự tin hơn trong quá trình xử lý các vấn đề nhân sự.

Tình huống 1: Hòa giải tranh cãi giữa các nhân viên

Các nhà quản lý đều cảm thấy không hài lòng trước các vấn đề căng thẳng giữa nhân viên cũng như những mâu thuẫn chưa được giải quyết. Hãy đối mặt với vấn đề này: Thường thì bạn đã có quá nhiều việc cần giải quyết mà không liên quan tới cảm giác khó chịu, tức giận cũng như lo lắng khiến bạn cảm thấy mình như là một trọng tài hơn là người giám sát.

Theo một nghiên cứu của Fierce- Công ty phát triển và đào tạo lãnh đạo toàn cầu cho biết, 78% nhân viên cho biết các đồng nghiệp “nguy hiểm” như vậy đang làm suy yếu tinh thần của đội, 17% cho rằng họ gây ra nhiều căng thẳng và 27% tuyên bố họ làm giảm năng suất. Tuy nhiên cùng với đó, 78% cho biết rằng các sếp lại cực kỳ yêu thích hoặc thường bỏ qua các hành vi tiêu cực của những nhân viên đó. Con số này cho thấy nhiệm vụ của HR là cực kì nan giải để đối mặt với việc thay đổi hành vi hoặc giải quyết mâu thuẩn này giữa đội ngũ.

Với nhu cầu giữ chân những nhân viên giỏi, nhà quản lý phải tìm cách giúp những người có mâu thuẫn hòa hợp trở lại, nếu không họ sẽ phải đối mặt với tình trạng nhân viên bỏ việc thường xuyên. Dù vậy, thực tế là các thành viên trong nhóm của bạn thường lựa chọn cách thức ít đối đầu với nhau nhất − tránh nhau ra − hơn là trực tiếp giải quyết vấn đề gây mâu thuẫn.

Với vai trò nhà quản lý, bạn phải can thiệp như một người hòa giải để đảm bảo hạn chế va chạm giữa những nhân viên có mâu thuẫn với nhau, để không dẫn đến tình trạng sụt giảm hiệu quả công việc hay bỏ việc. Coi như mâu thuẫn đó không tồn tại hay để nhân viên tự giải quyết mâu thuẫn có thể là một biện pháp an toàn khi khúc mắc giữa các cá nhân nảy sinh lần đầu; tuy nhiên, bạn phải can thiệp khi vấn đề thường xuyên xảy ra.

Giải pháp:

Khi hai thành viên trong nhóm mâu thuẫn với nhau, bạn hãy gặp riêng từng người và giải thích bạn định xử lý vấn đề như thế nào. Hãy lắng nghe từ 2 phía, nghe lời giải thích, nghe cái họ muốn, nghe lý do vì sao, nghe cách mỗi bên đưa ra để hòa giải. Từ sự lắng nghe chân thành, bạn có thể hiểu rõ sự việc, đọc một phần suy nghĩ đối phương. Từ đó bạn có thể dễ dàng tìm cách dung hòa 2 bên.

Bạn đã trao cho cả hai nhân viên cơ hội được bày tỏ và chia sẻ cảm nhận của mình. Bạn sẽ kết thúc cuộc gặp bằng một thông điệp mang tính xây dựng khi cả hai đồng ý thay đổi cách cư xử. Đồng thời, bạn cũng tạo ra suy nghĩ tích cực khi giúp cả hai ý thức được rằng nếu vấn đề này xảy ra một lần nữa, họ sẽ phải chịu hình thức kỷ luật nặng hơn − cảnh cáo bằng văn bản. Chúc mừng bạn! Bạn đã xử lý mâu thuẫn giữa các bên như những người trưởng thành và buộc họ có trách nhiệm giải quyết vấn đề về mối quan hệ giữa họ.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng dù quan tâm đến mức nào, bạn cũng không thể kiểm soát được sự khác biệt giữa họ mà chỉ họ mới có thể làm được điều đó.

Bạn cũng có thể tạo ra một diễn đàn giúp giải quyết những mâu thuẫn giữa nhân viên với nhau, và là nơi nhân viên thảo luận về những điểm tốt của nhau. Thiết lập một nền văn hóa cởi mở đồng nghĩa với giải quyết các vấn đề về quan hệ trong một môi trường an toàn cũng như tôn trọng nhân phẩm của nhau. Nó góp phần tăng cường vai trò lãnh đạo của bạn và tạo cho bạn danh tiếng với tư cách một nhà quản lý công bằng. Không có công thức nào giữ chân nhân viên tốt hơn là thể hiện sự tôn trọng và ân cần lắng nghe họ.

Tình huống 2: Hội chứng người giám sát mới

Ở cấp độ quản lý phòng, khi một trong ba đồng nghiệp làm việc lâu năm với nhau bỗng nhiên được thăng chức lên giám đốc và có quyền chỉ đạo hai người còn lại, sự khó xử và ghen ghét sẽ phát sinh. Mặc dù cảm thấy mừng cho người bạn vừa được thăng chức, nhưng những cảm xúc đó của hai người đồng nghiệp có thể làm xấu đi mối quan hệ giữa họ.

Ngoài ra, người quản lý mới sẽ cảm thấy có lỗi vì mình được thăng chức trong khi hai người còn lại thì không. Cảm giác có lỗi của người đó kết hợp với cảm giác khó chịu của hai người còn lại có thể tạo thành vấn đề trong mối quan hệ giữa ba người.

Giải pháp

Khi sự căng thẳng và ghen ghét được thể hiện, người giám sát mới thường phản ứng theo một trong hai cách sau: Anh ta (1) sẽ tìm cách xoa dịu hai người kia và xin lỗi vì việc anh ta được thăng chức bằng cách cho phép hai người cấp dưới toàn quyền làm những gì họ muốn, hay sử dụng biện pháp cứng rắn, tận dụng mọi cơ hội để thiết lập quyền kiểm soát lên nhóm. Tất nhiên, cả hai cách trên đều phát sinh vấn đề và cần được giải quyết nhanh chóng, triệt để.

Tình huống 3: Đón nhận nhân viên có vấn đề về kỷ luật

Việc hòa nhập với nhân viên chuyển đến từ bộ phận khác khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Tất nhiên, tuyển nhân viên từ bộ phận khác đang có ý định thay đổi công việc là một chuyện; giúp người nào đó từ bộ phận khác hòa nhập vào nhóm của bạn do việc tái cơ cấu hay các sáng kiến của công ty đặc biệt nếu người đó có vấn đề về thái độ làm việc hay mức độ hoàn thành công việc − lại là chuyện khác. Nghiêm trọng hơn, đôi khi bạn sẽ phải xử lý nhân viên mới gia nhập nhóm với một danh sách các kỳ vọng thiếu thực tế mà người giám sát cũ của họ hứa hẹn.

“Sếp tôi hứa tăng 10% tiền thưởng cho tôi trong năm nay. Lời hứa đó vẫn còn có hiệu lực chứ?”; “Nghe nói là tôi sẽ được thăng chức vào tháng tới, đúng dịp kỷ niệm ngày tôi bắt đầu làm việc tại công ty. Anh sẽ đề bạt tôi vào vị trí nào vậy?”; “Vâng, đúng là tôi phải nhận hình thức kỷ luật cảnh cáo vì điều mà sếp cũ của tôi gọi là mức độ hoàn thành công việc hạn chế, cũng chỉ vì bà ta không ưa gì tôi”.

Hãy nhớ rằng đây là công việc bạn cần giải quyết khi giữ vai trò quản lý. Những việc này có khi còn chiếm nhiều thời gian và khiến bạn lo lắng hơn quá trình hòa nhập về văn hóa nơi làm việc khi kết hợp nhân viên cũ và nhân viên mới. Khi nhân viên gặp rắc rối, hãy dành thời gian lắng nghe ý kiến và quan tâm tới những yêu cầu của họ nhưng đừng hứa hẹn gì cho tới khi bạn tìm hiểu rõ ràng sự việc qua nhiều nguồn thông tin.

Giải pháp

Việc người quản lý cũ hứa hẹn thăng chức hay tăng lương có thể là sự thật vì nó được ghi lại bằng văn bản và được người đứng đầu bộ phận nhân sự hay tài chính thông qua trước đó. Tuy nhiên, thường là bạn sẽ thấy những điều như vậy dựa trên ước đoán của nhân viên, vì vậy hãy cẩn trọng và khiến họ bình tĩnh hơn với những đòi hỏi của mình trong khi tìm hiểu vấn đề kỹ càng hơn.

Không may thay, bạn bắt buộc phải thông báo với nhân viên mới rằng người quản lý cũ, phòng nhân sự hay tài chính không thừa nhận đã đưa ra quyết định đó, vì vậy nhân viên sẽ không được tăng lương hay thăng chức.

Tuy nhiên, đôi khi bạn phải giải quyết vấn đề phức tạp hơn. Những nhân viên được chuyển đến nhóm của bạn với hình thức kỷ luật cảnh cáo do hiệu quả làm việc kém, thường xuyên nghỉ làm hay có hành vi không thích hợp có thể đem đến những thách thức lớn cho bạn. Trong trường hợp này, hãy sao chép những bản kỷ luật cảnh cáo, cho họ xem ngay trước buổi gặp gỡ cá nhân và nói chuyện thẳng thắn với họ. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề là nói chuyện thẳng thắn và dựa trên lý lẽ xác đáng. Bạn có thể mở đầu cuộc nói chuyện với nhân viên.

Bạn không nên đánh giá thấp giá trị của những cơ hội giúp nhân viên mới hòa nhập vào nhóm do bạn quản lý. Hiếm khi bạn có cơ hội như vậy để chứng tỏ khả năng lãnh đạo của mình, đồng thời hồ sơ cá nhân của bạn sẽ ghi nhận thêm một ưu điểm. Khả năng giúp người khác vượt qua giai đoạn khó khăn và thể hiện những kỹ năng lãnh đạo quan trọng trong một môi trường kinh doanh đầy thách thức như hiện nay là yêu cầu tiên quyết và là lợi thế mà bạn có thể áp dụng trong bất cứ tình huống công việc nào.

Tình huống 4: Chấm dứt các vấn đề về thái độ

Giải quyết các vấn đề về thái độ của nhân viên là một trong những thách thức mà nhà quản lý thường gặp nhất. Bạn biết mình có vấn đề cần xử lý khi bạn nhận thấy thái độ không tôn trọng của nhân viên được thể hiện bằng hành động nhướn lông mày, thở dài và các cử chỉ khác.

Nhà quản lý có xu hướng tránh đối đầu với các nhân viên hay cáu giận. Tuy nhiên, cảm giác cáu giận kéo dài thường dẫn đến việc nhân viên đó bị mọi người công khai lảng tránh và cô lập. Đôi khi những cảm xúc dồn nén đó dẫn đến việc cãi vã nơi công cộng khi giọt nước tràn ly và sự việc vượt khỏi tầm kiểm soát.

Giải pháp

Khi giải quyết vấn đề thường gặp này, bạn cần ghi nhớ hai điều quan trọng. Thứ nhất, nói chuyện riêng với nhân viên đó về đánh giá của bạn đối với hành vi của cô ấy. Hãy nói cụ thể và vẽ nên một bức tranh tổng quát bằng ngôn từ để nhân viên đó có thể hiểu rõ về những thái độ cần thay đổi. Hãy đề nghị cô ấy giúp giải quyết vấn đề đang tồn tại và cả hai cần cam kết lắng nghe ý kiến của nhau cũng như cải thiện tình hình. Thứ hai, tránh dùng những từ ngữ như thái độ trong cuộc nói chuyện và thay thế nó bằng những từ như cách ứng xử hay cư xử, những từ chung chung và khách quan hơn.

Điều thú vị là từ thái độ mang tính chủ quan, kích động và thường làm tăng mâu thuẫn do nó tạo ra cảm giác tức giận. Vì vậy, bạn cần tránh dùng từ đó trong cuộc nói chuyện hay văn bản kỷ luật.

Theo vnresource.vn